Michal Drmola z SBD Praha: IT jako nástroj k podnikání

Představil byste na úvod vaši společnost?
Stavební bytové družstvo Praha (SBD Praha) patří k největším pražským, ale i republikovým bytovým družstvům, resp. správcům nemovitostí. Opírá se o více než padesátiletou tradici, což samozřejmě pro mnohé ještě nemusí být známkou kvality – zejména s ohledem na obecně špatnou pověst klasických správců nemovitostí. SBD Praha však prošlo kompletní modernizací provozu a dokladem správně zvolené cesty je i poměrně rychlý růst firmy. Dnes už má ve správě bezmála dvacet tisíc bytových jednotek. Snažíme se oslovovat majitele bytových objektů a nabídnout jim komplexní a spolehlivé služby moderního správce. V praxi to znamená vedení účetnictví, technickou správu objektů, činnost správně právní, ale zajišťujeme i řadu nadstaveb – úklidy domácností, hlídání dětí, zajišťování rekonstrukcí a vybavení bytových interiérů, a mnoho dalších služeb souvisejících s potřebou bydlení.
Momentálně zahajujeme projekt výstavby bytového domu – což je návrat k původnímu určení bytového družstevnictví.

Jakou roli hraje ve vaší společnosti IT?
IT hraje v naší činnosti zcela nezastupitelnou roli. Hlavní linie činnosti správce se totiž odehrává na bázi komunikace a správy výše zmíněných agend našich klientů. Společně s tím, jak se zvyšují nároky na přehlednost, efektivitu a reakční doby dodavatelů, musela se tomuto trendu přizpůsobovat také naše informační infrastruktura. Máme k dispozici standardní informační systém, který je schopen spravovat všechny oblasti, s nimiž podnikatel našeho typu pracuje. Systém má k dispozici samozřejmě i extranetové rozhraní, aby se klient dostal k informacím, nehledě na náš úřední provoz.

Má představa o rozsahu digitalizace činností správce nemovitostí je v tomto ohledu ještě progresivněji laděná – nicméně dnes by všechny možné přidané hodnoty řada našich stávajících klientů ještě neuměla využít. Na vině je především ne zcela uspokojivá informační gramotnost řady našich klientů. Sociální a demografická struktura statutárních orgánů našich klientů v praxi znamená, že často jednáme s lidmi především staršího věku. Na druhé straně máme v péči řadu velmi moderních rezidencí, kde klient očekává naše moderní zázemí.

Můžete popsat svou roli při zajišťování služeb IT?
V roli manažera IT mám na starosti přípravu koncepce, organizaci a rozvoj infrastruktury IT naší firmy. Správu sítě nám zajišťuje firma CZ IT, která řeší standardní provozní úkony, správu a údržbu sítě, správu serverů a lokálních stanic. Mým úkolem je tedy příprava rozpočtů, řízení nákladů a gesce nad fungováním informačního systému. Novinkou letošního roku je implementace document management systému (DMS). Vybrali jsme produkt ABC Suite firmy Aplis. V tomto období tedy trávíme společně s kolegy poměrně dost času analýzou vnitrofiremních procesů.

S dodavatelem CZ IT máme zaveden režim, že jejich zástupce je u nás k dispozici dva dny v týdnu. Řeší buď operativní problémy, případně se věnuje činnostem vyplývajícím z koncepčního rámce péče o naše IT. Firma má šedesát zaměstnanců, jejich stanice jsou navrženy a dimenzovány podle toho, jakou práci kdo zastává. Sedavé profese mají klasická PC, pro zaměstnance v manažerských či terénních pozicích pořizujeme notebooky s dokovací stanicí.

Se společností CZ IT spolupracujeme už delší dobu a mohu s ní vyjádřit absolutní spokojenost. Ve svých řadách mají jak specialisty na danou problematiku a kteří nám byli schopni vytvořit spolehlivou architekturu infrastruktury a sítě, a zároveň takříkajíc tlumočníka, který je schopen naslouchat mým kolegům a porozumět, jak by měl jejich stroj fungovat a co od dané technologie očekávají. Nenarážíme proto na úskalí přístupu klasického ajťáka, který je zavřený kdesi v serverovně, a když tu a tam omylem vyjde ven, mluví jakousi cizí řečí, neskrývá pohrdání nezasvěceným uživatelem, jehož dotazy jsou nekonečně otravné, přihlouplé, a proto se ho raději bojí oslovit.

CZ IT je tedy garantem správného fungování našeho křemíku. Kromě této firmy máme ještě další dodavatele, protože naše IT infrastruktura obsahuje aplikace, u nichž jsme chtěli, aby je obstarával dodavatel. Jedna se týká zmíněného systému DMS a samozřejmě našeho informačního systému. Komunikace a kooperace se správci naší sítě je nutná jen v nestandardních případech, a v tom případě se o ni postarám osobně.

O tiskárny se nám stará firma Technoton, která zajišťuje servis a zároveň doplňuje spotřební materiál – repasuje kazety s tonery. Úspory, k nimž jsme se tímto doposud velmi spolehlivým způsobem dostali, dosahují několika desítek tisíc korun ročně.

Přiblížil byste čtenářům složitost vašeho IT?
Už jsem zmínil, že máme přibližně šedesát koncových stanic. Máme dvě firemní sídla (v Praze na Střížkově a v Satalicích), odkud je zajištěno spojení k serveru s informačním systémem. Ze satalického sídla se k informačnímu systému přistupuje terminálově. Momentálně řešíme pořízení centrálního bezpečného úložiště. Konektivitu máme zajištěnou od firmy AIM.

Jak vybíráte partnera pro dodávky IT?
Historický stav IT infrastruktury byl velmi roztříštěný, pamětníci hovoří o rozvalinách, což správce nemovitostí logicky velmi omezovalo ve výkonu jeho činnosti. Naštěstí tehdejší nároky na IT ještě nebyly takové, jako je vnímáme dnes. Výběr nového správce IT proběhl zejména na základě dobrých referencí; zvolili jsme model spolupráce, který jsem již popsal – CZ IT nabízí jak specialisty, tak i velmi schopného, komunikativního člověka, který dokonale zná naše podmínky a problémy. Zároveň je schopen tlumočit aktuální stav našeho IT tak, abych byl jakožto manažer schopen připravovat rozpočet na obnovu nebo modernizaci našeho zázemí.

SBD Praha tedy přistupuje ke správě a rozvoji IT svědomitě, včetně rozpočtu, a dbá na rozvoj do budoucna, aby se jeho IT nezačalo časem hroutit?
Ano. Kdybych měl hodnotit povahu dat, která naše IT obhospodařuje, máme samozřejmě data účetní, náš IS musí spolehlivě komunikovat s bankovními systémy, s klientem, odehrává se v něm spousta autorizačních procesů z hlediska uvolňování finančních zdrojů atd.

Odkládali jste někdy nákupy IT?
Zatím ne, uvidíme, co přinese pokračující ekonomická krize. I můj předchůdce dbal na to, aby budování informačního zázemí mělo jasný a udržitelný koncept. Postupně přecházíme na model, kdy pracovní stanice jde nejpozději po pěti letech z kola ven. Víme, že se nám tento přístup vrací jak v úspoře při náhlém kolapsu pracovní stanice, tak i v běžné péči o ni. Náklady tedy dokážeme řídit s jasným cílem – aby se náš systém nezačal hroutit z důvodu zanedbávání a abychom neztráceli data či neprodělávali provozní odstávky. I denní výpadek by pro nás v jistém smyslu mohl být malou katastrofou.

Infrastrukturu tedy vlastníte. Přistoupil byste na totální outsourcing, převedení vašich informačních infrastruktur do cloudu apod.?
Přistoupil. Dokonce jsme o tom již uvažovali. Společně s tím, jak firma roste, totiž rostou i nároky na její infrastrukturu. Přiznám se, že prostor pro umístění serverů u nás není zcela optimální – máme problémy s jejich chlazením. Uvažovali jsme, že bychom data umístili v cloudu. Avšak dnešní konektivita ještě není tak spolehlivá, abychom k tomuto kroku mohli přistoupit. Čekáme tedy jen na vhodnou příležitost.

Vy se prostě s IT „nemazlíte“, znamená pro vás podporu podnikání, což je vlastně vaší druhou náplní činnosti?
Přesně tak, IT chceme tvarovat tak, aby z hlediska nákladů na jeho obsluhu byly podmínky optimalizovány natolik pružně, aby se klient mohl vždy, rychle a spolehlivě dostat ke svým aktuálním datům. Když si představím hypotetický budoucí stav, kdyby se našich dvacet tisíc klientů rozhodlo přistoupit k našim stávajícím serverům, mám nepříjemný pocit, že bychom se zřejmě dostali do úzkých. Chceme se dostat do situace, kdy klientovi můžeme bez obav nabídnout, že se může podívat na svoje provozní i klíčová data. Do budoucna bude pravděpodobně lepší, když servery, respektive data, budou umístěné tak, abychom provozně ustáli i ty nejdravější klientské útoky.

Nakupujete i přímo od výrobců, nebo od distributorů?
Dodávky kombinujeme. Většinu zboží jsme brali přímo od HP, máme u nich lepší podmínky. Naopak na zmíněný aplikační server jsme si udělali klasické výběrové řízení. Leccos ale bereme i od 100Mega Distribution, operativně od Alzy. Spíše však jdeme buď cestou dealerů, nasmlouvaných množstevních slev, případně bereme přímo od výrobce.

Neobával jste se výpadků dodávek některých IT komodit v souvislosti s přírodními katastrofami v Asii? Měl jste přehled, která z nich by ohrozila chod vašeho IT? Například čipy tonerových kazet, nebo pevné disky, které se vyrábějí v Thajsku?
Náplně do tiskáren necháváme repasovat a jsou kvalitní, zde jsme problémy z principu věci neměli. V minulé době jsme měli spoustu tonerů na skladě a dokonce jsme řešili, jakou formou je nechat ekologicky likvidovat.

V současné době je však technologie obnovy kazet natolik kvalitní, že se jejich repase vyplatí. Žádné problémy jsme zatím nepociťovali, navíc jsem byl po celou dobu přesvědčen, že výrobní podniky v Asii vše zvládnou.

Prozradil o sobě

Jaký používáte počítač?
HP ProBook 6545B.

Jak má velký disk?
400 GB.

Velikost paměti?
Tak to jste mě zaskočil, nevím.

Jaký používáte webový prohlížeč?
Mozzilu.

Jaký máte rád telefon?
Po kapsách nosím dva, Nokii 6330i a HTC Desire.

Oblíbená značka automobilu?
Nemám oblíbenou značku, ale asi bych dokázal označit ty neoblíbené – byla by to francouzská auta, která vnímám jako nespolehlivá, protože mě nejednou nechala „ve štychu“.

Oblíbený nápoj?
Červené víno.

Oblíbené jídlo?
V gastronomii jsem také bez „hitparády“. Nemám rád koprovku, to je zřejmě trauma z dětství ze školních jídelen.

Oblíbený sport?
Aktivně i pasivně atletiku a tenis. Rád si zaplavu nebo navštívím posilovnu.

Hudba nebo hudební skupina?
Opět nejsem vyhraněný – najdu si svoje melodie v rejstřících od vážné hudby až po tu metalovou.

Co nemáte rád?
Politiky.